Công ty Phong Châu (chuyên xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, giày dép sang Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, doanh thu 2 triệu USD/năm) là một trong những đơn vị đã bình chọn PM Venus của công ty BSC.

Do tiếp xúc nhiều với các DN nước ngoài và do đặc thù kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập (năm 1994), công ty Phong Châu đã sử dụng PM trong hoạt động, kinh doanh. Tuy nhiên, thời điểm đó, thị trường CNTT trong nước còn rất sơ khai, PM nội ít nên công ty chủ yếu sử dụng PM nước ngoài.

Đầu năm 2006, sau khi tham khảo các tạp trí chuyên ngành, công ty đã lựa chọn PM quản lý quan hệ KH Venus của BSC. Ngoài các tính năng cơ bản, PM có thể tuỳ biến theo yêu cầu đặc thù của công ty, đồng thời nhà cung cấp chấp nhận hỗ trợ “tức thì” khi có sự cố với chi phí hợp lý.

Quy trình rút gọn từ 1 tháng còn 7 ngày

“Điều quan trọng nhất có được khi triển khai Venus là kho cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung và quy làm việc rõ ràng”, ông Hoàng Văn Bảo, trợ lý giám đốc công ty Phong Châu chia sẻ. Đối với một công ty chuyên về xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ như Phong Châu, hoạt động chính là kết nối các KH ở thị trường nước ngoài với các nhà sản xuất trong nước. Và theo yêu cầu của Phong Châu, Venus đã xây dựng kho CSDL đầy đủ các tính năng: quản lý KH (tên, địa chỉ, liên lạc, lịch sử các chào hàng và các hợp đồng), quản lý hàng hoá (hàng hoá được quản lý theo nguyên lý của mã số mã vạch, rất thuận tiện cho việc tra cứu), quản lý nhà sản xuất (tên, địa chỉ, liên lạc, năng lực, các hợp đồng đã ký…) và các thông tin tham khảo khác.

Một merchanise (đại lý viên đảm nhận từ đầu đến cuối một quá trình giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng và chăm sóc KH), khi giao dịch với một KH bất kỳ có thể chủ động vào CSDL của công ty để tìm kiếm mẫu sản phẩm chào hàng hay nhà sản xuất đáp ứng yêu cầu để đàm phán với đối tác.

Với CSDL được xây dựng chặt chẽ, merchanise tìm kiếm thông tin rất nhanh chóng. PM Venus cũng có sẵn các mẫu chào hàng, merchanise chỉ việc lấy dữ liệu chèn vào mấu có sẵn, đồng thời, tham khảo các giao dịch trước với chính đối tác đó để đưa ra mức giá hợp lý. Theo ông Bảo, trước đây để làm ra được 100 bản chào hàng, một người phải mất 1 tháng thì nay chỉ còn từ 2-7 ngày. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc của merchanise và tiết kiệm chi phí cho công ty. Trước đây, 6 merchanise phụ trách 10 KH. Còn hiện tại, với sự trợ giúp của PM, 7 merchanise quản lý 20 KH và một lượng lớn các KH tiềm năng.

Không chỉ hỗ trợ nghiệp vụ chuyên môn của merchanise, Venus còn tham gia vào quản lý. Với mô hình quản lý hàng ngang, merchanise và các bộ phận thiết kế, kiểm tra chất lượng (Qualify Control Q.C) có thể hỗ trợ và kiểm tra thông tin chéo. Khi truy cập vào CSDL, nhân viên Q.C có thể nhìn thấy các hợp đồng đã được ký kết (số lượng hàng, loại hàng, thời gian giao hàng) để sắp xếp lịch làm việc với nhà sản xuất và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Venus cũng có tính năng nhắc nhở lịch chăm sóc KH. Chẳng hạn, khi merchanise cập nhật vào dữ liệu ngày sinh nhật của KH: sở thích, tuổi, giới tình…đồng thời gợi ý quà sinh nhật, nhân viên Q.C sẽ dựa vào đó để chủ động chuẩn bị và gửi quà đến KH.